Πώς οι Online Document Viewers Μειώνουν το Κόστος Άδειας

Στο τρέχον οικονομικό κλίμα, οι επιχειρήσεις ελέγχονται περισσότερο από ποτέ για την λειτουργική τους αποδοτικότητα. Ένα από τα κρυμμένα «τρύπια χρημάτων» σε πολλά προϋπολογιστικά IT είναι η αδειοδότηση λογισμικού. Όταν ελέγχετε τον οργανισμό σας, μπορεί να σας εκπλήξει το πόσες ακριβές άδειες παραμένουν αδρανείς ή υποχρησιμοποιημένες.

Κοινά σενάρια περιλαμβάνουν:

• Αγορά AutoCAD αδειών για διαχειριστές έργων που χρειάζονται μόνο να προβάλλουν σχέδια.
• Αγορά Microsoft Office Professional για προσωπικό που κυρίως καταναλώνει περιεχόμενο αντί να το δημιουργεί.
• Ανανέωση συνδρομών Adobe Creative Cloud για βοηθούς μάρκετινγκ που χρειάζονται μόνο να ελέγχουν περιστασιακά ένα αρχείο PSD.

Η λύση δεν είναι η μείωση της πρόσβασης, αλλά η παροχή του σωστού εργαλείου σε κάθε ρόλο. Για όσους μόνο διαβάζουν, ένας καθολικός online document viewer είναι το εργαλείο αυτό.

Τα Κρυμμένα Κόστη του Λογισμικού Επιφάνειας Εργασίας

Το κόστος του λογισμικού σπάνια περιορίζεται στην τιμή αγοράς.

1. Αρχική Χρέωση Άδειας: Μπορεί να κυμαίνεται από εκατοντάδες έως χιλιάδες δολάρια ανά θέση.
2. Συντήρηση & Υποστήριξη: Ετήσια σύμβαση πάνω από την άδεια, ανανεώνεται είτε η θέση χρησιμοποιείται είτε όχι.
3. Κόστη Ανάθεσης: Χρόνος IT για εγκατάσταση, ρύθμιση και ενημέρωση του λογισμικού.
4. Απαιτήσεις Υλικού: Βαρύ λογισμικό επιφάνειας εργασίας συχνά απαιτεί ισχυρούς σταθμούς εργασίας.

Όταν πολλαπλασιάζετε αυτά τα κόστη με εκατοντάδες ή χιλιάδες υπαλλήλους, οι αριθμοί γίνονται εντυπωσιακοί.

Η Εναλλακτική Βάσει Περιηγητή

Η μεταφορά της προβολής εγγράφων στον περιηγητή εξαλείφει ουσιαστικά αυτά τα κόστη ανά χρήστη. Ενσωματώνοντας μια λύση τροφοδοτούμενη από Doconut, κεντράρετε τη μηχανή απόδοσης στον δικό σας διακομιστή.

1. Καταστροφική Μείωση στις Χρεώσεις Αδειών

Αν 100 υπάλληλοι χρειάζονται να προβάλλουν σχέδια CAD αλλά μόνο 5 χρειάζονται να τα επεξεργαστούν, σταματήστε να αγοράζετε 100 άδειες CAD. Αγοράστε 5 για τους σχεδιαστές και αφήστε τους υπόλοιπους 95 να ανοίγουν τα ίδια σχέδια στον περιηγητή, μέσω του δικού σας portal. Η εξοικονόμηση είναι ανά θέση και επαναλαμβάνεται σε κάθε ανανέωση.

2. Μειωμένη Εξάρτηση από Υλικό

Η απόδοση γίνεται στον διακομιστή· ο πελάτης απλώς εμφανίζει το αποτέλεσμα. Ένα μεγάλο, γεμάτο εικόνες PDF ή ένα πυκνό σχέδιο DWG ανοίγει σε φορητό υπολογιστή πέντε ετών, tablet ή κινητό, επειδή η εργασία γίνεται αλλού. Αυτό παρατείνει τη ζωή του υλικού που ήδη έχετε και αφαιρεί έναν λόγο για αγορά νέων σταθμών εργασίας.

3. Μειωμένο Φορτίο IT

Ο χρόνος είναι χρήμα. Η διαχείριση ενός viewer βασισμένου σε διακομιστή είναι απίστευτα πιο απλή από τη διαχείριση χιλιάδων εγκαταστάσεων σε πελάτες. Οι ενημερώσεις γίνονται μία φορά—στον διακομιστή—και είναι άμεσα διαθέσιμες σε όλους. Αυτό ελευθερώνει το προσωπικό υποστήριξης IT ώστε να εστιάσει σε στρατηγικές πρωτοβουλίες αντί για «αδράνεια DLL» ή σφάλματα εγκατάστασης.

Υπολογισμός του ROI Σας

Για να κατανοήσετε τις πιθανές εξοικονομήσεις, εξετάστε αυτήν τη απλή εξίσωση:

Τρέχον Κόστος = (Κόστος Άδειας × Αριθμός Χρηστών Μόνο Προβολής) + (Ετήσια Συντήρηση × Αριθμός Χρηστών Μόνο Προβολής)
Νέο Κόστος = Κόστος της εμπορικής άδειας για Doconut, που πληρώνετε για το στοιχείο αντί για κάθε προβολή

Το αν η δεύτερη γραμμή ξεπερνά την πρώτη εξαρτάται εξ ολοκλήρου από το πόσοι από τους χρήστες σας είναι μόνο-ανάγνωση. Μετρήστε τους πριν μετρήσετε τις εξοικονομήσεις: ό,τι εξοικονομείτε είναι οι άδειες που σταματάτε να ανανεώνετε, και κανένα άρθρο δεν μπορεί να σας πει πόσες από αυτές έχετε.

Πέρα από τα Σκληρά Κόστη: Κέρδη Αποδοτικότητας

Ενώ οι άμεσες εξοικονομήσεις είναι εντυπωσιακές, τα κέρδη αποδοτικότητας είναι εξίσου πολύτιμα.

• Ταχύτερη Ενσωμάτωση: Οι νέοι υπάλληλοι αποκτούν πρόσβαση στα έγγραφα αμέσως, χωρίς να περιμένουν το IT να προμηθεύσει λογισμικό.
• Βελτιωμένη Συνεργασία: Τέλος τα email «Δεν μπορώ να ανοίξω αυτό το αρχείο». Όλοι βλέπουν το ίδιο έγγραφο με την ίδια πιστότητα.
• Κινητική Ενεργοποίηση: Οι εργαζόμενοι στο πεδίο μπορούν να προβάλλουν τεχνικά εγχειρίδια ή σχέδια σε iPads χωρίς εξειδικευμένες εφαρμογές.

Συμπέρασμα

Η μείωση του κόστους δεν σημαίνει απαραίτητα μείωση των δυνατοτήτων. Στην πραγματικότητα, με τη μετάβαση σε έναν καθολικό online document viewer, συχνά βελτιώνετε τις δυνατότητες ενώ μειώνετε σημαντικά τις δαπάνες IT. Είναι μια στρατηγική κίνηση που ικανοποιεί τόσο τον CFO όσο και τους τελικούς χρήστες.

Ξεκινήστε το ταξίδι σας προς έναν πιο ελαφρύ, πιο αποδοτικό προϋπολογισμό IT σήμερα με το Online Document Viewer.