למאות שנים, הדרך הסטנדרטית לשיתוף מסמך הייתה פשוטה: לפתוח לקוח דוא"ל, ללחוץ על "צירוף", ולשלוח. זה מהיר, הרגלי, ומובן לכולם. עם זאת, בנוף האיומים של היום, זה גם אחד הפגיעויות הביטחוניות המשמעותיות ביותר שארגון יכול להתמודד איתן.
כאשר אתה שולח מסמך במייל, אתה מאבד שליטה עליו ברגע שהוא יוצא מתיבת השליחה שלך.
- אינך יודע למי נוסף הוא יועבר.
- אינך יכול לשחזר אותו אם שלחת אותו לאדם הלא נכון.
- אין לך דרך לדעת אם המכשיר של הנמען נגוע בתוכנה זדונית.
- הקובץ קיים ללא גבול בתיבות דואר מרובות, ויוצר סיוט של פיזור נתונים.
החלופה: צפייה במקום שליחה
הצגת המסמך במקום שליחת הקובץ היא הצורה של הפתרון. זה מה שמציגים כמו מציג מסמכים מקוון עושים — וכדאי להפריד בין מה שזה באמת נותן לך לבין מה שהוא לא מספק.
1. צפייה בלבד, לפי תכנון
בזכות Doconut, המציג מציג את המסמך על השרת ושולח את התוצאה לדפדפן. הקובץ הגולמי — DOCX, PDF, DWG — לעולם לא מגיע ללקוח.
- אין נתונים משניים: סוגרים את הלשונית והמסמך נעלם. שום דבר אינו נופל לתיקיית ההורדות.
- שום דבר אינו מתבצע מקומית: הקורא אינו פותח קובץ עם מקרו במחשב שלו. קובץ DOCM מוצג; המקרואים אינם פועלים.
2. מה הוא לא כולל
זהו החלק שרוב המאמרים בקטגוריה הזו מדלגים עליו, ולכן יש להיות ברור. OnlineDocumentViewer.com הוא אתר ציבורי חינמי, והוא כולל:
- אין חשבונות, אין תפקידים, אין הרשאות. אין מישהו שמקבל גישה, ואין מישהו שמסלק אותה.
- אין קישורים מתפוגגים, ובפועל אין קישור שניתן לשתף כלל. כל העלאה שייכת למפגש אחד ונמחקת כשזה מסתיים. אתה שולח את הקובץ; הנמען פותח אותו כאן.
- אין סימון מים ואין מחיקה.
- אין יומן ביקורת. שום דבר אינו מתועד לפי משתמש, משום שאין משתמש.
- אין תעודה. אין ISO 27001, אין SOC 2, אין אישור HIPAA. אין.
כל אחד מהפריטים האלה הוא דרישה ממשית עבור מסמכים מסוימים. כאשר אתה זקוק להם, הם שייכים ליישום שמחזיק את המסמכים — שנבנה על גבי Doconut SDK, הפועל בתשתית שלך — ולא לאתר חינמי.
למה המציג החינמי באמת טוב
המקרה הצר והכנה: קובץ שמישהו צריך לקרוא פעם אחת, במכונה שאין לה את התוכנה המתאימה, כאשר התוכן אינו דורש רישום גישה.
- הצגה בצד השרת: מנוע Doconut מעבד את הפורמט; הדפדפן מקבל דפים.
- הצפנה במעבר: TLS על ההעלאה.
- בידוד: הרינדור פועל במצב ארגז חול, כך שקובץ זדוני אינו יכול להגיע למארח.
- מחיקה: ההעלאה נעלמת כשמסתיים המפגש.
סיכום
קבצים מצורפים במייל אכן גורמים לאיבוד שליטה על המסמך. מציג חינמי מתארח אינו מחזיר שליטה זו — הוא משנה היכן הקובץ נמצא, לא מי יכול לקרוא אותו. דע איזו בעיה אתה פותר.
למסמך שאתה רק צריך שמישהו יפתח: מציג מסמכים מקוון. לגישה מבוקרת בתוך המוצר שלך: Doconut SDK.