Протягом десятиліть стандартний спосіб обміну документом був простим: відкрити поштовий клієнт, натиснути «Прикріпити» і відправити. Це швидко, звично і зрозуміло всім. Однак у сучасному ландшафті загроз це також одна з найсерйозніших вразливостей безпеки, з якими може зіткнутися організація.

Коли ви надсилаєте документ електронною поштою, ви втрачаєте контроль над ним в момент, коли він залишає ваш вихідний ящик.

Ви не знаєте, куди ще його переспрямують.
Ви не можете відкликати його, якщо надіслали не тій особі.
Ви не маєте можливості дізнатися, чи заражений пристрій одержувача шкідливим ПЗ.
Файл існує безстроково в кількох вхідних та вихідних скриньках, створюючи нічний кошмар розповсюдження даних.

Альтернатива: перегляд замість надсилання

Відображення документа замість передачі файлу — це сутність рішення. Саме це роблять переглядачі, такі як Онлайн Переглядач Документів — і варто розрізнити, що саме вони вам дають, а чого не дають.

1. Тільки перегляд, за замовчуванням

Заснований на Doconut, переглядач рендерить документ на сервері та надсилає результат браузеру. Сировинний файл — DOCX, PDF, DWG — ніколи не потрапляє до клієнта.

Немає залишкових даних: закрийте вкладку, і документ зникає. Нічого не потрапляє у папку Завантаження.
Нічого не виконується локально: читач не відкриває файл з макросами на своєму комп'ютері. DOCM рендериться; макроси не виконуються.

2. Чого він не має

Це частина, яку більшість статей у цій категорії пропускає, тому будьте відверті. OnlineDocumentViewer.com — безкоштовний публічний вебсайт, і він має:

Немає облікових записів, ролей, дозволів. Немає нікого, кому можна надати доступ, і нікого, у кого можна його відкликати.
Немає посилань з терміном дії, і взагалі немає посилання для спільного доступу. Кожне завантаження прив'язане до однієї сесії і видаляється після її завершення. Ви надсилаєте файл; одержувач відкриває його тут.
Немає водяних знаків і редагування.
Немає аудиту. Нічого не реєструється за користувачем, бо користувачів немає.
Немає сертифікації. Ні ISO 27001, ні SOC 2, ні підтвердження HIPAA. Нічого.

Кожен із цих пунктів є реальною вимогою для певних документів. Якщо вони потрібні, вони повинні бути частиною застосунку, що володіє документами — створеного на базі Doconut SDK, який працює у вашій інфраструктурі — а не безкоштовного вебсайту.

Для чого насправді корисний безкоштовний переглядач

Вузький, чесний випадок: файл, який хтось має прочитати один раз, на машині без необхідного програмного забезпечення, де вміст не потребує журналу доступу.

Рендеринг на сервері: движок Doconut обробляє формат; браузер отримує сторінки.
Шифрування під час передачі: TLS під час завантаження.
Ізоляція: рендер працює у пісочниці, тому шкідливий файл не може досягти хоста.
Видалення: завантаження зникає після завершення сесії.

Висновок

Вкладення електронної пошти дійсно позбавляють вас контролю над документом. Безкоштовний розміщений переглядач не повертає цей контроль — він змінює місце розташування файлу, а не того, хто його читає. Зрозумійте, яку проблему ви вирішуєте.

Для файлу, який просто потрібно, щоб хтось відкрив: Онлайн Переглядач Документів. Для контрольованого доступу у вашому продукті: Doconut SDK.