Selama beberapa dekade, cara standar untuk berbagi dokumen sangat sederhana: buka klien email, klik “Lampirkan,” dan tekan kirim. Ini cepat, kebiasaan, dan dipahami secara universal. Namun, dalam lanskap ancaman saat ini, ini juga merupakan salah satu kerentanan keamanan paling signifikan yang dapat dihadapi organisasi.

Ketika Anda mengirim dokumen lewat email, Anda kehilangan kontrol atasnya begitu dokumen itu keluar dari kotak keluar Anda.

Anda tidak tahu kepada siapa lagi dokumen itu akan diteruskan.
Anda tidak dapat menariknya kembali jika Anda mengirimnya ke orang yang salah.
Anda tidak memiliki cara untuk mengetahui apakah perangkat penerima terinfeksi malware.
File tersebut ada selamanya di banyak kotak masuk dan kotak keluar, menciptakan mimpi buruk penyebaran data.

Alternatif: Menampilkan Alih-alih Mengirim

Menyajikan dokumen daripada mengirim file adalah bentuk jawabannya. Itulah yang dilakukan penampil seperti Penampil Dokumen Online — dan penting untuk memisahkan apa yang sebenarnya diberikan dan apa yang tidak.

1. Hanya Tampilan, secara bawaan

Didukung oleh Doconut, penampil menyajikan dokumen di server dan mengirim hasilnya ke peramban. File mentah — DOCX, PDF, DWG — tidak pernah sampai ke klien.

Tidak ada data sisa: tutup tab dan dokumen hilang. Tidak ada yang masuk ke folder Unduhan.
Tidak ada yang dijalankan secara lokal: pembaca tidak membuka file yang mengaktifkan makro di mesin mereka. DOCM ditampilkan; makro tidak dijalankan.

2. Apa yang Tidak Dimilikinya

Ini adalah bagian yang paling banyak artikel di kategori ini lewati, jadi jelaskan secara jelas. OnlineDocumentViewer.com adalah situs publik gratis, dan memiliki:

Tidak ada akun, tidak ada peran, tidak ada izin. Tidak ada siapa pun untuk memberikan akses, dan tidak ada siapa pun untuk mencabutnya.
Tidak ada tautan yang kedaluwarsa, dan sebenarnya tidak ada tautan yang dapat dibagikan sama sekali. Setiap unggahan milik satu sesi dan dihapus ketika selesai. Anda mengirim file; penerima membukanya di sini.
Tidak ada watermark dan tidak ada penyensoran.
Tidak ada jejak audit. Tidak ada yang dicatat per pengguna, karena tidak ada pengguna.
Tidak ada sertifikasi. Tidak ada ISO 27001, tidak ada SOC 2, tidak ada attestas HIPAA. Tidak ada.

Setiap hal tersebut adalah persyaratan nyata untuk beberapa dokumen. Di mana Anda membutuhkannya, mereka menjadi bagian dari aplikasi yang memiliki dokumen — dibangun di atas Doconut SDK, yang berjalan di dalam infrastruktur Anda sendiri — bukan pada situs gratis.

Apa yang Sebenarnya Baik dari Penampil Gratis

Kasus yang sempit dan jujur: sebuah file yang harus dibaca seseorang sekali, pada mesin yang tidak memiliki perangkat lunak untuk itu, di mana kontennya bukan jenis yang memerlukan catatan akses.

Penyajian sisi server: mesin Doconut memproses format; peramban menerima halaman.
Enkripsi dalam transit: TLS pada unggahan.
Isolasi: proses penyajian berjalan dalam sandbox, sehingga file berbahaya tidak dapat mencapai host.
Penghapusan: unggahan dihapus ketika sesi berakhir.

Kesimpulan

Lampiran email memang membuat Anda kehilangan kontrol atas dokumen. Penampil gratis yang dihosting tidak mengembalikan kontrol tersebut — ia mengubah di mana file berada, bukan siapa yang dapat membacanya. Ketahui masalah apa yang Anda selesaikan.

Untuk file yang hanya perlu dibuka seseorang: Penampil Dokumen Online. Untuk akses terkontrol dalam produk Anda sendiri: SDK Doconut.