หลายทศวรรษที่ผ่านมา วิธีมาตรฐานในการแชร์เอกสารเป็นเรื่องง่าย: เปิดโปรแกรมอีเมล, คลิก “Attach” แล้วกดส่ง. มันรวดเร็ว, เป็นนิสัย, และเข้าใจกันโดยทั่วโลก. อย่างไรก็ตาม, ในสภาพแวดล้อมของภัยคุกคามในวันนี้, มันก็เป็นหนึ่งในช่องโหว่ด้านความปลอดภัยที่สำคัญที่สุดที่องค์กรอาจเผชิญ.
เมื่อคุณส่งเอกสารทางอีเมล, คุณจะสูญเสียการควบคุมเอกสารตั้งแต่ทันทีที่มันออกจากกล่องส่งของคุณ.
- คุณไม่รู้ว่ามันจะถูกส่งต่อให้ใครต่ออีกบ้าง.
- คุณไม่สามารถเรียกคืนได้หากส่งให้คนผิด.
- คุณไม่มีวิธีทราบว่าอุปกรณ์ของผู้รับติดมัลแวร์หรือไม่.
- ไฟล์จะคงอยู่โดยไม่มีที่สิ้นสุดในหลายกล่องขาเข้าและขาออก, สร้างความยุ่งยากของข้อมูลที่กระจายอย่างรุนแรง.
ทางเลือก: การดูแทนการส่ง
การแสดงผลเอกสารแทนการส่งไฟล์เป็นคำตอบ. นั่นคือสิ่งที่ตัวดูเช่น ตัวดูเอกสารออนไลน์ ทำ — และควรแยกความแตกต่างระหว่างสิ่งที่มันให้คุณจริงๆ กับสิ่งที่มันไม่ได้ให้.
1. ดูอย่างเดียว, ตามการออกแบบ
ขับเคลื่อนโดย Doconut, ตัวดูทำการแสดงผลเอกสารบนเซิร์ฟเวอร์และส่งผลลัพธ์ไปยังเบราว์เซอร์. ไฟล์ดิบ — DOCX, PDF, DWG — จะไม่ถึงลูกค้า.
- ไม่มีข้อมูลคงเหลือ: ปิดแท็บแล้วเอกสารจะหายไป. ไม่มีอะไรถูกบันทึกในโฟลเดอร์ดาวน์โหลด.
- ไม่มีการทำงานบนเครื่อง: ผู้อ่านไม่ได้เปิดไฟล์ที่มีมาโครบนเครื่องของตน. DOCM จะถูกแสดงผล; มาโครจะไม่ทำงาน.
2. สิ่งที่มันไม่มี
นี่คือส่วนที่บทความส่วนใหญ่ในหมวดนี้มักข้าม, ดังนั้นจึงต้องพูดตรงๆ. OnlineDocumentViewer.com เป็นเว็บไซต์สาธารณะฟรี, และมี:
- ไม่มีบัญชี, ไม่มีบทบาท, ไม่มีสิทธิ์. ไม่มีใครให้สิทธิ์เข้าถึง, และไม่มีใครที่สามารถเพิกถอนสิทธิ์ได้.
- ไม่มีลิงก์ที่หมดอายุ, และจริงๆ แล้วไม่มีลิงก์ที่แชร์ได้เลย. การอัปโหลดแต่ละครั้งเป็นของเซสชันเดียวและจะถูกลบเมื่อเซสชันสิ้นสุด. คุณส่งไฟล์; ผู้รับเปิดที่นี่.
- ไม่มีการใส่น้ำลายน้ำและไม่มีการลบข้อมูล.
- ไม่มีบันทึกการตรวจสอบ. ไม่มีอะไรบันทึกตามผู้ใช้, เพราะไม่มีผู้ใช้.
- ไม่มีการรับรอง. ไม่มี ISO 27001, ไม่มี SOC 2, ไม่มีการรับรอง HIPAA. ไม่มีเลย.
ทุกข้อเหล่านี้เป็นข้อกำหนดที่แท้จริงสำหรับเอกสารบางประเภท. เมื่อคุณต้องการสิ่งเหล่านี้, พวกมันควรเป็นของแอปพลิเคชันที่เป็นเจ้าของเอกสาร — สร้างบน Doconut SDK ซึ่งทำงานภายในโครงสร้างพื้นฐานของคุณเอง — ไม่ใช่บนเว็บไซต์ฟรี.
สิ่งที่ตัวดูฟรีจริงๆ แล้วมีประโยชน์
กรณีที่แคบและตรงไปตรงมา: ไฟล์ที่ใครบางคนต้องอ่านเพียงครั้งเดียว, บนเครื่องที่ไม่มีซอฟต์แวร์สำหรับไฟล์นั้น, โดยที่เนื้อหาไม่ต้องการบันทึกการเข้าถึง.
- การแสดงผลบนเซิร์ฟเวอร์: เครื่องยนต์ Doconut ประมวลผลรูปแบบ; เบราว์เซอร์รับหน้า.
- การเข้ารหัสระหว่างการส่ง: TLS บนการอัปโหลด.
- การแยกส่วน: การแสดงผลทำงานในสภาพแวดล้อมแยก, ดังนั้นไฟล์อันตรายไม่สามารถเข้าถึงโฮสต์ได้.
- การลบ: การอัปโหลดจะหายไปเมื่อเซสชันสิ้นสุด.
สรุป
ไฟล์แนบอีเมลทำให้คุณสูญเสียการควบคุมเอกสาร. ตัวดูที่โฮสต์ฟรีไม่คืนการควบคุมนั้น — มันเปลี่ยนที่ตั้งของไฟล์, ไม่ได้เปลี่ยนผู้ที่สามารถอ่านได้. รู้ว่าปัญหาใดที่คุณกำลังแก้.
สำหรับไฟล์ที่คุณแค่ต้องการให้ใครสักคนเปิด: ตัวดูเอกสารออนไลน์. สำหรับการเข้าถึงที่ควบคุมได้ภายในผลิตภัณฑ์ของคุณเอง: Doconut SDK.