ในสภาพเศรษฐกิจปัจจุบัน ธุรกิจต้องเผชิญกับการตรวจสอบประสิทธิภาพการดำเนินงานอย่างเข้มข้นมากขึ้น หนึ่งใน “หลุมบ่อเงิน” ที่ซ่อนอยู่ในงบประมาณ IT หลายแห่งคือค่าไลเซนส์ซอฟต์แวร์ เมื่อคุณทำการตรวจสอบองค์กรของคุณ คุณอาจจะตกใจเมื่อพบว่ามีไลเซนส์ราคาแพงจำนวนมากที่นั่งว่างหรือไม่ได้ใช้เต็มที่
สถานการณ์ทั่วไปรวมถึง:
- การซื้อไลเซนส์ AutoCAD ให้กับผู้จัดการโครงการที่เพียงแค่ต้อง ดู แผนภาพเท่านั้น
- การจัดหา Microsoft Office Professional ให้กับพนักงานที่ส่วนใหญ่เพียงแค่รับชมเนื้อหาแทนการสร้าง
- การต่ออายุการสมัคร Adobe Creative Cloud สำหรับผู้ช่วยการตลาดที่แค่ต้องตรวจสอบไฟล์ PSD เป็นครั้งคราว
วิธีแก้ไม่ใช่การตัดการเข้าถึง แต่คือการมอบเครื่องมือที่ เหมาะสม ให้กับแต่ละงาน สำหรับผู้ที่เพียงแค่อ่าน, ตัวดูเอกสารออนไลน์สากล คือเครื่องมือนั้น
ค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่ของซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป
ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์มักไม่ใช่แค่ราคาติดสติ๊กเกอร์เท่านั้น
- ค่าธรรมเนียมไลเซนส์เริ่มต้น: สามารถอยู่ตั้งแต่หลายร้อยถึงหลายพันดอลลาร์ต่อที่นั่ง
- การบำรุงรักษาและสนับสนุน: สัญญาประจำปีที่เพิ่มเข้ามานอกเหนือจากไลเซนส์, ต่ออายุไม่ว่าจะที่นั่งถูกใช้หรือไม่
- ค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง: เวลา IT ที่ใช้ในการติดตั้ง, กำหนดค่า, และอัปเดตซอฟต์แวร์
- ความต้องการฮาร์ดแวร์: ซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปที่หนักอาจต้องการเครื่องทำงานที่มีประสิทธิภาพสูง
เมื่อคุณคูณค่าใช้จ่ายเหล่านี้ด้วยจำนวนพนักงานหลายร้อยหรือหลายพัน ตัวเลขก็จะกลายเป็นสิ่งที่น่าตกใจ
ทางเลือกแบบเบราว์เซอร์
การย้ายการดูเอกสารไปยังเบราว์เซอร์ช่วยขจัดค่าใช้จ่ายต่อผู้ใช้เหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการบูรณาการโซลูชันที่ขับเคลื่อนด้วย Doconut คุณจะทำให้เครื่องยนต์การเรนเดอร์อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณเอง
1. การลดค่าไลเซนส์อย่างมหาศาล
หากพนักงาน 100 คนต้องการดูภาพวาด CAD แต่มีเพียง 5 คนที่ต้องการแก้ไข, อย่าซื้อไลเซนส์ CAD 100 ใบ ซื้อ 5 ใบสำหรับนักออกแบบและให้คนที่เหลือ 95 คนเปิดภาพเดียวกันในเบราว์เซอร์ผ่านพอร์ทัลของคุณ การประหยัดนี้เป็นต่อที่นั่งและจะเกิดซ้ำทุกครั้งที่ต่ออายุ
2. ลดการพึ่งพาฮาร์ดแวร์
การเรนเดอร์ทำบนเซิร์ฟเวอร์; ลูกค้าเพียงแค่แสดงผลลัพธ์ PDF ที่มีภาพจำนวนมากหรือแผนผัง DWG หนาแน่นก็สามารถเปิดได้บนแล็ปท็อปอายุห้าปี, แท็บเล็ต หรือโทรศัพท์ เพราะงานถูกทำที่อื่นแล้ว สิ่งนี้ยืดอายุการใช้งานของฮาร์ดแวร์ที่คุณมีอยู่แล้วและลดเหตุผลหนึ่งในการซื้อเวิร์กสเตชันใหม่
3. ลดภาระงาน IT
เวลาเป็นเงิน การจัดการตัวดูแบบเซิร์ฟเวอร์เป็นเรื่องง่ายกว่าการจัดการการติดตั้งบนเครื่องลูกค้านับพัน ครั้งอัปเดตทำเพียงครั้งเดียวบนเซิร์ฟเวอร์และพร้อมใช้งานทันทีสำหรับทุกคน สิ่งนี้ทำให้ทีมสนับสนุน IT ของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่โครงการเชิงกลยุทธ์แทน “DLL hell” หรือข้อผิดพลาดการติดตั้ง
การคำนวณ ROI ของคุณ
เพื่อทำความเข้าใจการประหยัดที่เป็นไปได้ ให้พิจารณาสูตรง่ายต่อไปนี้:
ค่าใช้จ่ายปัจจุบัน = (ค่าไลเซนส์ × จำนวนผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว) + (ค่าบำรุงรักษาประจำปี × จำนวนผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว)
ค่าใช้จ่ายใหม่ = ค่าไลเซนส์เชิงพาณิชย์สำหรับ Doconut ซึ่งคุณจ่ายตามส่วนประกอบแทนการจ่ายต่อการดู
ว่าบรรทัดที่สองจะดีกว่าบรรทัดแรกหรือไม่ ขึ้นอยู่กับจำนวนที่นั่งของคุณที่เป็นแบบอ่านอย่างเดียว นับจำนวนเหล่านั้นก่อนนับการประหยัด: สิ่งที่คุณประหยัดคือไลเซนส์ที่คุณหยุดต่ออายุ, และไม่มีบทความใดบอกได้ว่าคุณมีจำนวนเท่าใด
เกินกว่าค่าใช้จ่ายที่จับต้องได้: ผลประโยชน์ด้านประสิทธิภาพ
แม้การประหยัดเงินเป็นตัวเลขที่น่าประทับใจ, ผลประโยชน์ด้านประสิทธิภาพก็มีค่าเท่าเทียมกัน
- การเริ่มงานที่เร็วขึ้น: พนักงานใหม่สามารถเข้าถึงเอกสารได้ทันทีโดยไม่ต้องรอ IT จัดหาซอฟต์แวร์
- การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น: ไม่มีอีเมล “ฉันเปิดไฟล์นี้ไม่ได้” อีกต่อไป ทุกคนดูเอกสารเดียวกันด้วยคุณภาพเดียวกัน
- การเปิดใช้บนมือถือ: พนักงานภาคสนามสามารถดูคู่มือเทคนิคหรือแบบแปลนบน iPad ของพวกเขาโดยไม่ต้องใช้แอปพิเศษ
สรุป
การลดค่าใช้จ่ายไม่ได้หมายความว่าต้องลดความสามารถ ในความเป็นจริง การเปลี่ยนไปใช้ตัวดูเอกสารออนไลน์สากลมักจะ เพิ่ม ความสามารถในขณะที่ลดค่าใช้จ่าย IT อย่างมีนัยสำคัญ นี่คือการเคลื่อนไหวเชิงกลยุทธ์ที่ทำให้ CFO และผู้ใช้ปลายสุดพอใจทั้งสองฝ่าย
เริ่มต้นเส้นทางสู่การจัดการงบประมาณ IT ที่ผอมบางและมีประสิทธิภาพมากขึ้นวันนี้กับ Online Document Viewer.