ในสภาพเศรษฐกิจปัจจุบัน ธุรกิจต้องเผชิญการตรวจสอบอย่างเข้มข้นมากขึ้นเพื่อประสิทธิภาพการดำเนินงาน หนึ่งใน “หลุมเงิน” ที่ซ่อนอยู่ในงบประมาณ IT หลายแห่งคือการให้สิทธิ์ซอฟต์แวร์ เมื่อคุณทำการตรวจสอบองค์กรของคุณ คุณอาจตกใจเมื่อพบว่ามีใบอนุญาตที่มีราคาแพงจำนวนมากนั่งอยู่โดยไม่ได้ใช้งานหรือใช้ไม่เต็มที่

สถานการณ์ทั่วไปรวมถึง:

ซื้อใบอนุญาต AutoCAD สำหรับผู้จัดการโครงการที่ต้องการเพียง ดู แบบร่างเท่านั้น
ซื้อ Microsoft Office Professional สำหรับพนักงานที่ส่วนใหญ่เพียงแค่รับชมเนื้อหาแทนการสร้าง
ต่ออายุการสมัคร Adobe Creative Cloud สำหรับผู้ช่วยการตลาดที่ต้องการตรวจสอบไฟล์ PSD เป็นครั้งคราวเท่านั้น

ทางออกสำหรับการสูญเสียทางการเงินนี้ไม่ได้อยู่ที่การตัดการเข้าถึงเครื่องมือ แต่คือการให้เครื่องมือที่ เหมาะสม กับงานนั้น ตัว ตัวดูเอกสารออนไลน์สากล คือเครื่องมือนั้น

ค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่ของซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป

ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์มักไม่ใช่แค่ราคาติดฉลากเท่านั้น

ค่าธรรมเนียมใบอนุญาตเริ่มต้น: สามารถอยู่ระหว่างหลายร้อยถึงหลายพันดอลลาร์ต่อผู้ใช้
การบำรุงรักษาและการสนับสนุน: สัญญารายปีมักมีค่าใช้จ่าย 20‑30 % ของราคาต้นทุน
ค่าใช้จ่ายในการปรับใช้: เวลาไอทีที่ใช้ในการติดตั้ง, กำหนดค่า และอัปเดตซอฟต์แวร์
ข้อกำหนดด้านฮาร์ดแวร์: ซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปที่หนักอาจต้องการเวิร์กสเตชันที่มีประสิทธิภาพสูง

เมื่อคุณคูณค่าใช้จ่ายเหล่านี้ด้วยจำนวนพนักงานหลายร้อยหรือหลายพัน ตัวเลขก็จะน่าตกใจ

ทางเลือกแบบเบราว์เซอร์

การย้ายการดูเอกสารไปยังเบราว์เซอร์จะกำจัดค่าใช้จ่ายต่อผู้ใช้เหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการรวมโซลูชันที่พัฒนาโดย Doconut คุณจะรวมเอาเอนจินการเรนเดอร์ไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณ

1. การลดค่าใบอนุญาตอย่างมหาศาล

หากพนักงาน 100 คนต้องการดูแบบร่าง CAD แต่มีเพียง 5 คนที่ต้องการแก้ไข คุณสามารถหยุดซื้อใบอนุญาต CAD จำนวน 100 ใบได้ แทนที่จะซื้อใบอนุญาตเต็ม 5 ใบสำหรับนักออกแบบและให้พนักงานอีก 95 คนดูไฟล์ได้อย่างสมบูรณ์ผ่านพอร์ทัลเว็บของคุณโดยใช้ตัวดูออนไลน์ ROI จากการเปลี่ยนแปลงนี้อาจเกิดขึ้นทันทีและมีขนาดใหญ่

2. ลดการพึ่งพาฮาร์ดแวร์

ตัวดูเอกสารออนไลน์ทำการประมวลผลที่หนักบนฝั่งเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งหมายความว่าพนักงานของคุณสามารถดูโมเดล 3D ที่ซับซ้อนหรือ PDF ความละเอียดสูง 500 หน้า บนแล็ปท็อป, แท็บเล็ต หรือแม้กระทั่งสมาร์ทโฟนทั่วไป คุณจะยืดอายุการใช้งานของฮาร์ดแวร์ที่มีอยู่และลดความจำเป็นในการอัปเกรดเวิร์กสเตชันที่มีราคาแพง

3. ลดภาระงานไอที

เวลาเท่ากับเงิน การจัดการตัวดูแบบเซิร์ฟเวอร์นั้นง่ายกว่าการจัดการการติดตั้งบนเครื่องลูกค้านับพัน การอัปเดตทำเพียงครั้งเดียวบนเซิร์ฟเวอร์และพร้อมใช้งานทันทีสำหรับทุกคน สิ่งนี้ช่วยให้ทีมสนับสนุนไอทีของคุณมุ่งเน้นไปที่โครงการเชิงกลยุทธ์แทนที่จะเป็น “ความยุ่งยากของ DLL” หรือข้อผิดพลาดการติดตั้ง

การคำนวณ ROI ของคุณ

เพื่อทำความเข้าใจการประหยัดที่เป็นไปได้ ให้พิจารณาสูตรง่าย ๆ นี้

ค่าใช้จ่ายปัจจุบัน = (ค่าใบอนุญาต × จำนวนผู้ใช้ดูเท่านั้น) + (ค่าบำรุงรักษาประจำปี × จำนวนผู้ใช้ดูเท่านั้น)
ค่าใช้จ่ายใหม่ = ค่าใบอนุญาตเซิร์ฟเวอร์สำหรับ Doconut (มักเป็นค่าธรรมเนียมคงที่หรือโมเดลต่อเซิร์ฟเวอร์)

สำหรับหลายองค์กร “ค่าใช้จ่ายใหม่” เป็นส่วนหนึ่งของ “ค่าใช้จ่ายปัจจุบัน” ทำให้ ROI เกิน 300 % ในปีแรกเพียงอย่างเดียว

นอกเหนือจากค่าใช้จ่ายที่เป็นตัวเลข: การเพิ่มประสิทธิภาพ

แม้ว่าการประหยัดเงินเป็นตัวเลขจะน่าประทับใจ การเพิ่มประสิทธิภาพก็มีคุณค่าเท่าเทียมกัน

การเริ่มงานเร็วขึ้น: พนักงานใหม่ได้รับการเข้าถึงเอกสารทันทีโดยไม่ต้องรอให้ไอทีจัดหาโปรแกรม
การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น: ไม่ต้องเจออีเมล “ฉันเปิดไฟล์นี้ไม่ได้” อีกต่อไป ทุกคนดูเอกสารเดียวกันด้วยความแม่นยำเดียวกัน
การเปิดใช้งานบนมือถือ: พนักงานภาคสนามสามารถดูคู่มือเทคนิคหรือแบบแปลนบน iPad ของพวกเขาโดยไม่ต้องใช้แอปพิเศษ

สรุป

การลดค่าใช้จ่ายไม่ได้หมายความว่าจะต้องลดความสามารถ ในความเป็นจริง การเปลี่ยนไปใช้ตัวดูเอกสารออนไลน์แบบสากลมักจะ เพิ่ม ความสามารถในขณะที่ลดค่าใช้จ่ายไอทีอย่างมีนัยสำคัญ นี่คือการเคลื่อนไหวเชิงกลยุทธ์ที่ทำให้ CFO และผู้ใช้ปลายสุดพอใจ

เริ่มต้นการเดินทางสู่การจัดการงบประมาณไอทีที่เบาขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นวันนี้ด้วย ตัวดูเอกสารออนไลน์.