Trong nhiều thập kỷ, cách tiêu chuẩn để chia sẻ một tài liệu rất đơn giản: mở ứng dụng email, nhấn “Đính kèm”, và gửi đi. Nó nhanh, thói quen, và được mọi người hiểu rộng rãi. Tuy nhiên, trong bối cảnh đe dọa hiện nay, đây cũng là một trong những lỗ hổng bảo mật nghiêm trọng nhất mà một tổ chức có thể gặp phải.

Khi bạn gửi tài liệu qua email, bạn mất kiểm soát ngay khi nó rời khỏi hộp thư đi của bạn.

Bạn không biết ai sẽ nhận được nó tiếp theo.
Bạn không thể thu hồi nếu đã gửi nhầm người.
Bạn không có cách biết thiết bị của người nhận có bị nhiễm phần mềm độc hại hay không.
Tệp tồn tại vô hạn trong nhiều hộp thư đến và đi, tạo ra một cơn ác mộng dữ liệu lan tỏa.

Giải pháp thay thế: Xem thay vì gửi

Việc hiển thị tài liệu thay vì chuyển giao tệp là câu trả lời. Đó là những gì các trình xem như Trình xem tài liệu trực tuyến làm — và đáng để tách biệt những gì chúng thực sự cung cấp và những gì chúng không cung cấp.

1. Chỉ xem, theo cấu trúc

Được hỗ trợ bởi Doconut, trình xem sẽ render tài liệu trên máy chủ và gửi kết quả tới trình duyệt. Tệp gốc — DOCX, PDF, DWG — không bao giờ tới máy khách.

Không để lại dữ liệu: đóng tab là tài liệu biến mất. Không có gì được lưu vào thư mục Tải xuống.
Không thực thi cục bộ: người đọc không mở tệp có macro trên máy của mình. DOCM được render; macro không chạy.

2. Những gì nó không có

Đây là phần hầu hết các bài viết trong danh mục này bỏ qua, vì vậy hãy nói thẳng. OnlineDocumentViewer.com là một trang web công cộng miễn phí, và nó có:

Không có tài khoản, không có vai trò, không có quyền hạn. Không có ai để cấp quyền truy cập, cũng không có ai để thu hồi.
Không có liên kết hết hạn, và thực tế không có liên kết chia sẻ nào cả. Mỗi lần tải lên chỉ thuộc một phiên và sẽ bị xóa khi phiên kết thúc. Bạn gửi tệp; người nhận mở nó ở đây.
Không có dấu nước và không có việc che dấu.
Không có nhật ký kiểm tra. Không có gì được ghi lại theo người dùng, vì không có người dùng.
Không có chứng nhận. Không có ISO 27001, không có SOC 2, không có chứng nhận HIPAA. Không có gì.

Mỗi yếu tố trên là yêu cầu thực tế đối với một số tài liệu. Khi bạn cần chúng, chúng phải thuộc về ứng dụng sở hữu tài liệu — được xây dựng trên Doconut SDK, chạy trong hạ tầng của bạn — chứ không phải trên một trang web miễn phí.

Những gì trình xem miễn phí thực sự hữu ích

Trường hợp hẹp, trung thực: một tệp mà ai đó chỉ cần đọc một lần, trên một máy không có phần mềm hỗ trợ, và nội dung không yêu cầu ghi nhật ký truy cập.

Render phía máy chủ: engine Doconut xử lý định dạng; trình duyệt nhận các trang.
Mã hoá khi truyền: TLS trên quá trình tải lên.
Cách ly: quá trình render chạy trong sandbox, vì vậy tệp độc hại không thể tiếp cận máy chủ.
Xóa bỏ: tệp tải lên sẽ bị xóa khi phiên kết thúc.

Kết luận

Các tệp đính kèm email thực sự làm bạn mất kiểm soát tài liệu. Một trình xem miễn phí không khôi phục lại kiểm soát đó — nó chỉ thay đổi vị trí lưu trữ tệp, không phải người có thể đọc nó. Hãy biết vấn đề bạn đang giải quyết.

Đối với tệp mà bạn chỉ cần ai đó mở: Trình xem tài liệu trực tuyến. Đối với việc kiểm soát truy cập trong sản phẩm của bạn: Doconut SDK.